Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Viken Profil AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med nettsiden, nettbutikken, forespørsler, tilbud, ordre, korrektur, produksjon, levering og kundeforhold.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

• navn, e-post, telefon og kontaktperson
• bedriftsnavn, organisasjonsnummer, referanser og fakturaopplysninger
• leveringsadresse, ordrelinjer, størrelse/farge og leveringsvalg
• forespørsler, tilbud, korrekturer, godkjenninger og annen korrespondanse
• logoer, bilder, design- og produksjonsfiler som kunden sender inn
• tekniske sikkerhets- og hendelseslogger som er nødvendige for drift og feilsøking
• opplysninger som er nødvendige for kredittvurdering når faktura/kreditt etterspørres.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Forespørsel, tilbud og avtale

Vi bruker opplysninger for å svare på henvendelser, utarbeide tilbud, inngå avtale, produsere varer, sende korrektur, levere og følge opp ordren. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for tiltak før avtale eller for å oppfylle avtalen.

Regnskap og dokumentasjon

Faktura-, ordre- og regnskapsopplysninger behandles og oppbevares når dette er nødvendig for å oppfylle rettslige plikter.

Sikkerhet, kreditt og kundehistorikk

Vi kan behandle begrensede opplysninger for å beskytte systemene våre, dokumentere hendelser, forebygge misbruk og vurdere kredittrisiko. Grunnlaget er vår berettigede interesse i sikker og forsvarlig drift, så langt denne ikke overstyres av den registrertes rettigheter.

Markedsføring

Elektronisk markedsføring som krever samtykke sendes bare når gyldig samtykke foreligger. Samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

4. Hvem opplysninger kan deles med

Vi deler bare opplysninger når det er nødvendig for formålet. Mottakere kan være vare- og produksjonsleverandører, fraktformidler og transportører, faktura-/regnskapstjenester (for eksempel Fiken når løsningen brukes), IT-/hosting-/e-postleverandører og offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det. Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne skal være bundet av relevante databehandlerkrav. Vi selger ikke personopplysninger.

5. Overføring utenfor EØS

Dersom en tjenesteleverandør innebærer behandling utenfor EØS, skal Viken Profil sørge for et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak før slik behandling tas i bruk.

6. Hvor lenge vi lagrer opplysninger

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig. Opplysninger knyttet til ordre og avtaler beholdes så lenge de er nødvendige for leveranse, reklamasjoner, dokumentasjon og rettslige krav. Regnskapsmateriale oppbevares i den perioden bokføringsreglene krever. Logoer og produksjonsfiler kan beholdes for dokumentasjon og enklere gjenbestilling når det er saklig behov; de slettes eller anonymiseres når behovet opphører, med mindre annen oppbevaring er nødvendig.

7. Nettleserlagring og informasjonskapsler

Nettbutikken bruker lokal lagring i nettleseren for funksjoner som handlekurv og enkelte valg du uttrykkelig bruker. Uten samtykke bruker vi bare slik lagring når den er strengt nødvendig for å levere tjenesten eller funksjonen du har bedt om. Informasjonen brukes ikke til å følge deg på tvers av nettsteder. Analyse-, markedsførings- eller annen ikke-nødvendig lagring/sporing aktiveres først etter at gyldig samtykke er innhentet.

8. Dine rettigheter

Du kan, når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt, be om innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling og dataportabilitet. Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse og når som helst trekke tilbake et samtykke uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling. Henvendelser sendes til post@vprofil.no.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med personvernregelverket.

9. Sikkerhet og endringer

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk. Erklæringen oppdateres når behandlingen eller tjenestene våre endres vesentlig.